Comment faire une demande « CADA » d’accès aux documents administratifs

Peu de gens le savent, mais il est aujourd’hui assez facile de solliciter des documents publics : rapports, codes sources, statistiques, notes de frais... Next INpact vous explique comment faire une demande « CADA » auprès de votre mairie, d’un ministère, de la Hadopi...

La loi CADA (pour « Commission d’accès aux documents administratifs »), qui fêtera ses quarante ans l’année prochaine, est un outil précieux au service de la transparence de l’action publique. N’importe quel citoyen peut, sur son fondement, demander à une administration d’accéder à une multitude de « documents administratifs » produits ou reçus par ses soins.

Dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, codes sources, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, décisions, etc. Tous ces documents sont en principe « communicables » de droit, à moins qu’ils ne soient couverts par un secret protégé par la loi (secret défense, atteinte aux données personnelles,  secrets industriels, etc.).

Ce droit d’accès prévaut aussi bien pour les administrations au sens strict (ministères, collectivités territoriales, autorités indépendantes de type CNIL ou CSA...) que pour les personnes privées chargées d’une mission de service public – telles que La Poste par exemple.

Quelques institutions sont néanmoins exclues du dispositif, à commencer par l’Assemblée nationale et le Sénat. Les avis du Conseil d’État font également figure d’exception, de même que les rapports de la Cour des comptes, notamment (la liste des dérogations, qui s'étend notamment au secret des affaires, est cependant plus longue que ces quelques exemples...).

Première étape : identifier un document à solliciter

La première étape d’une demande « CADA » consiste donc à se demander quel document solliciter. La liste évoquée ci-dessus constitue une première piste. Mais il faut savoir que pour être « communicable », un document doit absolument être :

1. Achevé (il ne peut s’agir d’un brouillon ou d’un rapport en cours de rédaction).
2. Définitif, dans le sens où il est en principe impossible d’obtenir un document visant à préparer une décision future (les avis de la CNIL sur les projets de décrets ne sont par exemple communicables qu’à partir du moment où ledit décret a été publié au Journal officiel).

Deuxième étape : faire sa demande auprès de l’administration

Une fois que vous savez ce que vous souhaitez obtenir, il faut transmettre votre demande à l’administration.

Comme l’explique la CADA, votre requête « doit en principe être portée devant le service administratif ou l’organisme public qui détient les documents, soit qu’il en est l’auteur, soit qu’il en a été le destinataire ». Rien ne vous empêche donc de solliciter un même document auprès de plusieurs autorités administratives.

D’ailleurs, si vous vous trompez ou n’êtes pas sur, rassurez-vous : lorsqu'une administration est saisie d'une demande de communication portant sur un document qu'elle ne détient pas, le Code des relations entre le public et l’administration l’oblige à la transmettre au bon service (et à vous en aviser).

Vous pouvez transmettre votre demande aussi bien par courrier que par voie électronique (email ou formulaire de contact). Il n’est absolument pas nécessaire d’envoyer un recommandé.

Pour trouver les coordonnées du bon destinataire, vous pouvez vous tourner vers :

• L’annuaire des administrations géré par le site service-public.fr (qui contient bien souvent des adresses email ou des liens vers des formulaires de contact).
• La liste des « PRADA », ces fonctionnaires responsables de l’accès aux documents administratifs au sein des principales administrations, proposée par la CADA (il n’y a par contre aucune adresse email).

Quant à votre demande en elle-même, pas besoin de vous lancer dans un grand plaidoyer. Voici un modèle :

« Madame, Monsieur,

Au titre du droit d’accès aux documents administratifs consacré par la loi CADA, je souhaite obtenir la communication [du rapport bidule, du code source de tel logiciel, etc.].

En vous remerciant par avance,

Votre nom (agrémenté dans l’idéal de vos coordonnées). »

Si votre demande est effectuée par email et concerne un document existant au format électronique, il n’y a pas besoin d’être plus bavard. Ajouter un peu de contexte peut néanmoins aider l’administration à retrouver plus facilement le bon fichier (vous pouvez par exemple préciser que le rapport que vous demandez a été remis à telle date, etc.).

Dans certains cas exceptionnels (notamment si le document sollicité n’existe pas au format électronique), l’administration pourra vous demander de venir consulter gratuitement le document sur place, comme nous l’avions expérimenté pour les rapports sur la copie privée, ou vous proposer de vous envoyer des copies (moyennant paiement).

Une fois votre demande transmise, l’institution sollicitée dispose d’un mois pour vous répondre. Si vous obtenez le document sollicité, votre procédure s’arrête là, bravo !

Par contre, si l’administration refuse de vous fournir le document, vous pouvez contester cette décision devant la Commission d’accès aux documents administratifs. Sachez au passage que le silence gardé par l’administration pendant un mois est également considéré comme un refus (implicite).

Troisième étape (facultative) : saisir la CADA

La saisie de la CADA est elle aussi très simple (et gratuite). Il suffit de respecter un calendrier : la CADA doit en principe être sollicitée dans un délai de deux mois « à compter de la notification du refus ou de l’intervention du refus tacite [de l’administration] », explique l’institution.

Prenons un exemple : si vous demandez un document administratif le 10 novembre et que le 10 décembre, vous n’avez toujours aucune réponse, vous pouvez donc saisir la CADA dès le 11 décembre. Évitez simplement de trop attendre, en l’occurrence au-delà du 10 février.

Votre requête peut être transmise par courrier, par email (à [email protected], avec en objet « Demande d’avis »), au travers d'un formulaire en ligne, ou même par fax (01 42 75 80 70).

Là non plus, pas besoin ni de recommandé, ni de passer deux heures sur Légifrance. Quelques lignes suffisent :

« Monsieur le Président,

J'ai l'honneur de saisir votre Commission d'une demande d'avis sur le refus opposé par [telle administration] à ma demande de communication du document suivant :

• [indiquer le document sollicité, ou énumérer les différents documents, si vous en souhaitiez plusieurs]

Vous trouverez, joint au présent courrier :

• La copie de ma demande de communication de document.
• Le refus qui m'a été opposé par [Monsieur X], le [date]. (cette mention n’est bien entendu à intégrer que si vous avez eu un retour négatif)

Dans l'attente de l'avis de votre Commission, je vous prie de croire, Monsieur le Président, à l'assurance de ma considération distinguée. »

Une version Word de cette lettre type est téléchargeable (ici). La CADA recommande de « rappeler, brièvement, le contexte dans lequel s’inscrivent la demande et la nature des documents demandés ». Mais cela n’est pas obligatoire.

Il est en revanche indispensable de mentionner ses nom et prénom, ainsi que ses coordonnées (adresse postale). Il ne faut enfin pas oublier de joindre une copie de la demande initiale de document, ainsi que celle du refus exprès de l’administration – si vous avez eu un retour formel, par courrier ou email.

En principe, la CADA vous envoie assez rapidement un message accusant réception de votre demande, et dans lequel vous saurez à quelle date votre requête devrait être examinée. Mais ne vous attendez pas à connaître l’avis de l’autorité administrative dès le lendemain de cette séance : il faut bien souvent plusieurs semaines aux agents de la Commission pour notifier individuellement tous les avis rendus par son collège.

À titre indicatif, la CADA doit normalement se prononcer dans un délai d'un mois. En raison de l’inertie de certaines administrations et de difficultés liées à l’entrée en vigueur de la loi Numérique (voir notre édito), l’institution dépasse actuellement ce délai. Il faudra donc faire preuve de patience (on avoisine généralement les 70 jours)...

Une fois l’avis de la CADA rendu, deux cas de figure. Soit l’institution émet un avis défavorable, auquel cas elle donne raison à l’administration. Soit elle rend un avis favorable, ce qui signifie que l’administration sera invitée à vous communiquer le document sollicité dans les plus brefs délais.

Mais attention : les avis de la CADA ne sont pas contraignants. Autrement dit, rien n’oblige les acteurs publics à se plier aux délibérations de la commission...

Si vous n’êtes pas satisfait de l’avis de la Commission ou que vous ne voyez toujours pas venir un document sur lequel la CADA a pourtant émis un avis favorable, il ne vous reste plus qu’une seule option : vous tourner devant le juge administratif. Mais il s’agit là d’une procédure plus complexe...

Pour aller plus loin...

Sachez enfin que depuis l’entrée en vigueur de la loi Numérique, en octobre 2016, vous pouvez demander à ce qu’un document administratif vous soit communiqué par « publication » – c’est-à-dire mise en ligne. L’intérêt ? Le fichier devient accessible à tous. Cela dispense au passage l’administration de le communiquer individuellement si quelqu’un venait à lui redemander.

Autre incidence : si l’acteur sollicité dispose d’au moins cinquante agents ou fonctionnaires, il est dorénavant tenu de publier par la suite ses « versions mises à jour » (ce qui peut se révéler particulièrement intéressant pour les codes sources).

Voici un exemple de demande à transmettre sur ce fondement à l’administration :

« Madame, Monsieur,

Au titre du droit d’accès aux documents administratifs consacré par la loi CADA, je souhaite obtenir la communication, par publication en ligne (comme le prévoit le 4° de l'article L311-9 du Code des relations entre le public et l'administration), [du rapport bidule, du code source de tel logiciel, etc.].

En vous remerciant par avance, »

Si vous saisissez la CADA par la suite, mentionnez simplement qu’il s’agit d’un refus de publication.

Dernière petite « astuce » : pour examiner votre requête, la CADA demande à l’administration mise en cause de s’expliquer, par écrit. Ce document peut bien entendu faire lui aussi l’objet d’une demande de communication, auprès de la Commission. Ceci nous avait permis de découvrir que la présidente de la Hadopi avait demandé à la CADA de « modérer » les ardeurs de notre rédacteur en chef, Marc Rees...

Pour plus de détails, nous vous invitons à consulter :

• Le site Cada.fr
• Le site de l'association « Ouvre Boîte », qui œuvre tout particulièrement à l'ouverture de codes sources

N’hésitez pas à nous faire part de vos éventuelles difficultés et/ou retours d’expérience dans les commentaires ou par email.