Nouvel Outlook : des ambitions, un programme chargé, mais des carences et une synchronisation intrusive

Microsoft a de grandes ambitions pour son nouvel Outlook, avec une longue liste de fonctions prévues dans l’année qui vient. En dépit de ces annonces, l’application pose de nombreuses questions. Le comportement sur la synchronisation des comptes soulève des interrogations sur la vie privée.

Dur dur de s’y retrouver. Microsoft a toujours eu un problème avec le nommage de ses produits. Outlook en est un exemple flagrant avec un logiciel identifié comme tel et connu de longue date. C’est l’Outlook que « tout le monde » connaît, le client email intégré à la suite Office. Mais il y a aussi Outlook Web Access pour la version web d’entreprise, Outlook.com qui est un webmail grand public, les applications mobiles Outlook et, bien sûr, le nouvel Outlook.

Il s’agit d’Outlook, mais en fait une version web encapsulée. Ce projet est le résultat d’une approche « One Outlook » par Microsoft, dont l’objectif est de ne plus avoir à terme qu’une seule application nommée Outlook, capable de prendre en charge aussi bien les besoins du grand public que des entreprises. Idéalement.

On le voit d’ailleurs avec la mise à jour Moment 4 pour Windows 11, ou la 23H2 arrivée plus récemment et qui reprend les améliorations de la précédente si elle n’était pas encore installée. Microsoft attire largement l’attention sur cette disponibilité, signalée également par une présence dans le Store. L’icône du nouvel Outlook est affublée d’ailleurs d’une étiquette « New », pour que l’application ne soit pas confondue avec l’ancienne.

• Windows 11 : les nouveautés de la mise à jour Moment 4, comment l’installer

Car cet Outlook est loin d’être complet, comme en atteste la liste de fonctions que Microsoft a annoncé récemment vouloir ajouter dans son application.

Un programme chargé

Le nouvel Outlook a reçu au cours des derniers mois bon nombre de fonctions qui lui manquaient. Longtemps limité aux seuls comptes Microsoft grand public, il prend maintenant en charge les comptes Gmail, iCloud, Yahoo et surtout IMAP, arrivés tout récemment. Outlook prend également en charge les fichiers ICS, une carence qui aura duré bien longtemps et relativement incompréhensible face aux ambitions de l’application.

Parmi les autres améliorations, citons les étapes rapides (sortes de règles, mais applicables à un courrier spécifique), la possibilité de ranger les emails par expéditeur ou sujet, la programmation d’envois à travers plusieurs fuseaux horaires, une meilleure gestion des tableaux, un réarrangement plus simple des dossiers, la possibilité de créer des dossiers de recherche (d’ailleurs très pratiques), l’arrivée des fenêtres de rappel pour les évènements ou encore la recherche de messages connexes (de cet expéditeur, dans cette conversation, etc.).

Dans les douze mois à venir, un très grand nombre d’autres ajouts vont être faits : les majuscules automatiques, les en-têtes rabattables dans la liste des messages, la mise en forme conditionnelle, le glisser-déposer des emails et pièces jointes sur le bureau, la dictée vocale, la possibilité de préserver les réunions dont on a décliné l’invitation, le support des fichiers EML et MSG, la réorganisation des dossiers, le formatage des images, un onglet Teams pour la recherche, ou encore le « Enregistrer sous » pour les pièces jointes. Le CoPilot sera là lui aussi, évidemment.

D’autres améliorations importantes sont prévues durant cette période, si importantes d’ailleurs qu’il est difficile de comprendre pourquoi elles n’ont pas été intégrées beaucoup plus tôt. Par exemple, le support des fichiers PST, puisque le nouvel Outlook ne peut ni importer une base existante, ni exporter ses emails (nous y reviendrons). Il y aura également le support du mode hors ligne, car le nouvel Outlook ne peut fonctionner pour l’instant qu’avec une connexion active. Ajoutons encore la prise en charge des comptes POP3 et du standard S/MIME.

Dans l’absolu, l’ajout de toutes ces fonctions est une très bonne nouvelle. Cependant, le développement de cette version a commencé il y a plusieurs années. On ne sait pas pourquoi l’arrivée de certains éléments, pourtant essentiels, prend autant de temps. On comprend encore moins la volonté de l’éditeur de pousser son nouvel Outlook aussi rapidement dans les foyers, sans parler des entreprises. Pour ces dernières, il faut heureusement cliquer sur le bouton situé en haut à droite de l’Outlook actuel pour tester la nouvelle version, bouton que les administrateurs peuvent supprimer par une règle.

Il y a encore beaucoup de travail

De notre côté, on pourrait ajouter l’absence de boite aux lettres unifiée, car il faut pour l’instant consulter chaque boite séparément quand plusieurs comptes sont configurés. On peut certes épingler les boites dans les Favoris, mais on ne peut pas renommer les dossiers (à la manière de Mail sur Mac). On se retrouve potentiellement avec plusieurs « Boite de réception », Outlook précisant alors laquelle avec l’adresse exacte entre parenthèses derrière. Mais si vous utilisez toujours le même préfixe sur les différentes plateformes, il faudra agrandir la colonne pour voir de quoi il s’agit.

Citons également certains comportements pénibles, comme une boite aux lettres prioritaire indéboulonnable sur les comptes Gmail. Cette boite aux lettres, largement utilisée chez Microsoft depuis des années, permet de reléguer dans une autre section les courriers semblant moins importants. On peut désactiver la fonction, mais elle se réactive sur les comptes Gmail au lancement suivant de l’application.

Autre exemple : les actions rapides, à ne pas confondre avec les étapes rapides proposées par le nouvel Outlook. Les actions rapides sont présentes dans la version classique d’Outlook pour Windows et offrent de nombreuses possibilités. Les étapes rapides reprennent la même idée, mais sont nettement moins nombreuses. Dans la section Répondre par exemple, il n’y a pas d’action… Répondre. On ne trouve que Transférer, Transférer en tant que pièce jointe, et Répondre avec une réunion. Les personnes répondant souvent le même message aux courriers reçus perdent donc cette capacité. Un exemple chez Next INpact : la réponse envoyée aux signalements d’erreurs lorsqu’ils ont été traités.

Un dernier exemple ? L’absence de support pour les comptes Exchange. Les comptes Microsoft 365 sont bien de la partie, mais rien n’est prévu pour ceux en Exchange sur site, alors qu’il s’agit d’un produit commercialisé par l’entreprise.

À noter enfin que Microsoft se dit consciente des soucis de performances dans la nouvelle application. L’entreprise a indiqué avoir reçu de nombreux commentaires en ce sens et procèdera donc à une série d’améliorations, « allant d'optimisations ciblées à des investissements plus importants dans la plateforme ».

Synchronisation des comptes : attention à ce qu’elle implique

Ces derniers jours, un autre aspect du nouvel Outlook a attiré le regard : sa capacité à synchroniser les données des comptes, même quand il ne s’agit pas de comptes Microsoft.

Comme on peut le voir sur les captures ci-dessus, la configuration d’un compte Gmail passe par une étape intermédiaire : « Pour ajouter votre compte Gmail à Outlook, nous devons synchroniser vos e-mails, contacts et évènements avec Microsoft Cloud », avec un lien proposant d’en savoir plus. On ne peut que continuer ou annuler l’opération.

Qu’est-ce que cela signifie ? Que les données propres à la configuration du compte vont être synchronisées par Microsoft dans Outlook via le cloud. On peut voir les effets de cette synchronisation si l’on supprime le compte dans l’application, celle-ci proposant de le faire sur « cet appareil » ou sur « tous les appareils », sous-entendu tous les appareils reliés par le même compte Microsoft.

Microsoft évoque de nombreux avantages, en matière de fonctions applicables sur les courriers avec ce type de synchronisation, comme une meilleure recherche, une gestion plus poussée des dossiers, la compatibilité avec des fonctions spécifiques comme la vue « Ma journée », le « snooze » des notifications ou encore les mentions dans les emails et la possibilité de marquer des courriers comme favoris. La gestion des comptes est unifiée, quels que soient les fournisseurs des services.

Qu’il s’agisse d’un compte Gmail, Yahoo, iCloud ou IMAP, toutes les données se retrouvent cependant sur les serveurs de Microsoft. Ce ne serait pas un problème si l’entreprise laissait cette synchronisation optionnelle, mais elle ne l’est pas : soit on l’accepte, soit on annule, auquel cas l’ajout du compte échoue et Outlook le signale par un message rouge.

Dans le lien « En savoir plus », Microsoft l’explique en toutes lettres : « La synchronisation de votre compte dans le nuage Microsoft signifie qu'une copie de votre courrier électronique, de votre calendrier et de vos contacts sera synchronisée entre votre fournisseur de messagerie et les centres de données de Microsoft. Le fait que les données de votre boîte aux lettres se trouvent dans le nuage Microsoft vous permet d'utiliser les nouvelles fonctionnalités du client Outlook (New Outlook for Windows, Outlook for iOS, Outlook for Android, Outlook.com ou Outlook for Mac) avec votre compte non Microsoft, tout comme avec vos comptes Microsoft ».

On peut comprendre le bien-fondé de cette décision, puisqu’elle simplifie l’ensemble quand on a plusieurs appareils. Mais ce n’est pas le fonctionnement habituel des clients email, l’actuel Outlook en tête, que l’on parle de version Windows ou Mac. Ces clients établissent une liaison directe avec le prestataire de service et rapatrient simplement le contenu dans l’application. Surtout, le nouvel Outlook ne laisse pas le choix : soit il y a synchronisation, soit il n’y a pas configuration du compte.

Aucune urgence à transiter

Microsoft se prend une nouvelle fois les pieds dans le tapis avec une stratégie logicielle manquant d’uniformité, affublée d’une volonté de réutiliser un nom pour désigner des produits parfois très différents et n’offrant pas les mêmes fonctions.

Et l’entreprise le sait, car la bascule obligatoire n’interviendra qu’en septembre 2024, donc dans presque un an. Ce qui laissera le temps aux équipes de développement de finir leur travail d’intégration des fonctions manquantes, sans parler des retours des personnes qui auront quand même fait la bascule. Après quoi, Courrier et Calendrier deviendront indisponibles et Windows 11 sera fourni par défaut avec le nouvel Outlook.

Même si cette bascule marquera un tournant, l’application actuelle est quand même considérée comme stable, finalisée et proposée comme telle. Microsoft invite les utilisateurs à l’essayer via le fameux bouton que l’on trouve aussi bien dans Courrier et l’Outlook actuel.

Au-delà de la simple cassure des habitudes, l’idée d’un Outlook complet distribué gratuitement a de quoi séduire, surtout face à un duo Courrier-Calendrier un peu simpliste. Mais le nouvel Outlook se retrouve assis entre deux chaises, en proposant des fonctions avancées comme les étapes rapides, tandis que d’autres, aussi basiques que la boite unifiée, le support des fichiers PST et surtout le mode hors ligne, ne seront pas là avant encore plusieurs mois. Des points qui ressortent largement dans les commentaires sur le billet de Microsoft annonçant les futures fonctions.