Le « capharnaüm » des e-mails : des solutions existent, Gmail réagit enfin

Comme nous l'avons déjà évoqué plusieurs fois, en son état actuel, l'e-mail est une plaie, et ce pour tout un tas de raisons. L'une d'entre elles est le peu d'intelligence que placent les éditeurs de clients et autres webmails dans le comportement et les fonctions de tri de leurs outils. Heureusement, des initiatives corrigeant ces défauts se font de plus en plus nombreuses, poussant les géants du secteur à réagir. Google vient ainsi de modifier Gmail qui dispose désormais d'« une toute nouvelle boîte de réception simple à organiser et qui vous aide à reprendre le contrôle ».

Entre les notifications des réseaux sociaux et autres services, les lettres d'informations, les spams, et parfois quelques échanges intéressants avec d'autres êtres humains, il est difficile de faire le tri dans ses e-mails. Résultat, selon une étude récente relayée par nos confrères de l'Express, plus d'un employé sur quatre passe une heure par jour à trier ses correspondances électroniques, 20 minutes au moins pour la moitié d'entre eux, l'enjeu est donc relativement important.

Trier les e-mails : quand les règles manuelles ne suffisent plus

Depuis maintenant plusieurs années, il existe des systèmes de règles qui permettent de faire le ménage. Associé à l'IMAP ou à la gestion par webmail, cela permet de garder une boîte de réception qui ne contient que l'essentiel, le reste étant déporté dans des dossiers annexes. Récemment, c'est l'application Mailbox sur iOS qui a fait parler d'elle pour sa capacité à vous permettre de placer facilement un e-mail dans une liste, vous permettre de demander à le revoir plus tard...

Mais il reste un souci : il faut gérer ces règles, ce qui peut aussi s'avérer complexe et coûteux en temps. Ces derniers temps, des solutions permettant de gérer ce genre de choses de manière automatisée ont commencé à naître. Gmail était d'ailleurs l'un des premiers en activant un système de boite de réception prioritaire qui se basait sur le nom de l'expéditeur en 2010. Une idée reprise depuis par Apple par exemple. Depuis, on a tout de même vu mieux débarquer sur le marché, et surtout plus complet. Outlook.com de Microsoft permet en effet de détecter automatiquement certains types de mails comme les lettres d'information par exemple et d'adapter un comportement particulier : ne plus les voir, les nettoyer à partir de plusieurs jours, les voir de manière séparée...

La boîte de réception prioritaire était une bonne idée, mais il faut aller plus loin

Mais l'une des solutions les plus intéressantes reste sans doute Sanebox. Payante (entre 2 et 50 $ par mois), elle fonctionne avec n'importe quel type de compte mail et effectuera un tri automatisé pour vous en fonction de l'adresse de l'expéditeur. Si vous échangez souvent avec lui ou que vous êtes amis avec via différents réseaux sociaux, il restera dans votre boîte de réception. Sinon, il sera déplacé dans le répertoire @Sanelater.

Vous recevez une newsletter, elle est aussi triée automatiquement. Vous avez plus de 5000 emails stockés ? Dès le 5001ème, ils seront déplacés dans le répertoire @SaneArchive. Vous voulez revoir un mail demain ou la semaine prochaine, il suffit de le déplacer dans un répertoire et cela se fera automatiquement.

Vous pouvez aussi choisir de créer vos propres dossiers intelligents, et ,dans tous les cas, lorsque vous déplacerez un email, le système prendra en compte cette décision pour l'appliquer automatiquement par la suite. Chaque jour un récapitulatif vous sera d'ailleurs envoyé si vous le souhaitez afin de vous permettre de voir les changements qui ont été effectués et de les ajuster si nécessaire. D'autres fonctionnalités sont aussi de la partie, comme le support de Dropbox et de Box pour l'envoi de gros fichiers par exemple.

La gestion avancée des e-mails devient ainsi un véritable marché, et l'on voit les applications et services se multiplier, notamment pour Gmail : Boomerang et Rightinbox sont ainsi les exemples les plus souvent cités. Pour continuer de satisfaire ses utilisateurs, et surtout qu'ils continuent à utiliser son webmail où s'affiche la publicité nécessaire à l'économie du service, Google se devait de réagir.

Google veut trier automatiquement vos mails... pour votre bien

Trois ans après l'arrivée de la boîte de réception prioritaire, le géant du web annonce que Gmail dispose désormais d'un système d'onglets afin d'afficher les e-mails d'une manière totalement différente, et bien plus claire. La société n'hésite d'ailleurs pas à reconnaître qu'elle est elle-même à l'origine d'une bonne grosse partie des courriers reçus avec Google+ qui n'hésite pas à inonder ses membres par défaut.

La boite de réception est donc désormais découpée en plusieurs catégories qui prennent la forme d'onglets, la présentation est donc différente de ce que propose Outlook.com. Il y a bien évidemment la zone principale qui contient vos correspondances jugées comme étant les plus importantes, puis Réseaux sociaux, Promotions, Mises à jour et Forum. Chacun pourra être activé ou non, à votre guise. Bien évidemment, il est possible de personnaliser l'ensemble en glissant / déposant des éléments d'un onglet à un autre. De plus, si vous activez le suivi sur un message, il pourra continuer de s'afficher dans l'onglet principal si vous le désirez.

Reste maintenant à voir quelle sera la pertinence du tri effectué par Google, y compris en Français, car c'est sur ce point que tout va se jouer. On notera tout de même au passage que la société en profite pour afficher de nouvelles publicités directement en tête de liste. Celles-ci ressemblent à un e-mail, sont affichées en jaunes, mais sont bien des publicités. Elles apparaissent essentiellement dans la section Promotions selon nos premiers essais.

Cette nouvelle boite de réception est d'ores et déjà en cours de déploiement  sur l'ensemble des comptes. Pour vérifier si vous pouvez en profiter, vous pouvez vous rendre dans les paramètres de Gmail (via la roue crantée en haut à droite) puis sélectionner Configurer la boîte de réception si cette option est disponible. Il sera également possible de revenir à la présentation classique via cette page.

Les applications Android et iOS ne sont pas oubliées 

Cette nouvelle présentation sera également proposée dans les semaines qui viennent sur les applications mobiles sous Android et iOS. En attendant, voici à quoi ressemblera la prochaine mouture de Gmail sur un smartphone :

Comme très souvent chez Google, une vidéo de présentation est également de la partie, c'est l'occasion de voir en image le principe de fonctionnement du nouveau Gmail :

Reste maintenant à voir ce que la concurrence va proposer en réaction. On se demande d'ailleurs pourquoi, du côté de chez Microsoft, de telles solutions sont proposées sur Outlook.com mais pas aux utilisateurs Pro qui bénéficient d'Office et qui payent pour Exchange par exemple.

Et vous, pour gérer correctement vos e-mails, quelle est votre solution ? N'hésitez pas à nous en faire part au sein de nos commentaires.