Ignite 2020 : Microsoft 365, nouvel Outlook pour Mac et fournée d’améliorations pour Teams

Comme à chaque rentrée, Microsoft tenait ces derniers jours sa conférence Ignite, dédiée aux offres pour l’entreprise. Tout particulièrement Microsoft 365 et les services associés. Cette fois cependant, il ne s’agissait que d’une première partie, l’autre étant prévue pour mars.

Ignite est coupé en deux. Le premier évènement vient de s’achever, avec à la clé une très longue de liste de nouveautés, y compris dans des domaines que la conférence n’aborde pas habituellement. L’autre ne pourra plus s’appeler « 2020 » puisqu’elle aura lieu dans six mois, en 2021.

Cette conférence est habituellement un foisonnement d’annonces tous les produits touchant de près ou de loin l’organisation du travail et le stockage des données. Un vrai fourre-tout mêlant cloud, bureautique, bases de données, communications et autres, le tout à travers des disponibilités générales, d’autres en préversions, d’autres encore qui n’arriveront que dans plusieurs mois.

Ce premier article se concentre sur Microsoft 365, Teams, OneDrive et quelques autres produits. Dans un autre, nous aborderons notamment Azure et les nouveautés pour les développeurs.

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Microsoft 365 : la flopée habituelle de nouveautés

Ignite se voulant pratique et à destination des entreprises, Microsoft 365 y tient une place importante. Souvent, les premières annonces sont celles touchant à la suite Office, Teams, OneDrive, SharePoint et ainsi de suite.

Même si l’éditeur a rompu un peu la tradition cette année en ciblant les développeurs (nous y reviendrons), les outils « Pro » ont monopolisé les annonces. On commence avec Outlook, dont plusieurs variantes reçoivent du neuf. Pour les versions gérant Bookings – service centralisant tout ce qui touche à la prise de rendez-vous – une nouvelle interface est disponible. Elle se veut plus simple d’accès et autorise une certaine personnalisation.

Les moutures Android et iOS recevront bientôt le support des commandes vocales pour la rédaction des emails, les réactions aux courriers et la connexion par code QR pour l’authentification des comptes Azure Active Directory.

Microsoft Search sera enrichi d’ici la fin de l’année, et débarquera dans un plus grand nombre de produits, dont Teams et Windows. On reste sur l’optique habituelle de fournir des informations plus pertinentes plus rapidement, en puisant dans le même Graph. Pour ce dernier d’ailleurs, de nouveaux connecteurs sont disponibles.

Une nouvelle fonction permet également aux employés d’une entreprise de faire des retours à leur administrateur si la recherche ne donne pas les résultats attendus. Cet aspect transversal se retrouve dans un nombre croissant de produits. Par exemple, dans SharePoint et Yammer, la fonction « Partager avec » permet d’envoyer du contenu dans un service ou l’autre, ou même dans Teams.

Sur Yammer, on trouve désormais un flux « Toute l’entreprise », permettant notamment de partager un contenu avec l’ensemble des employés d’une traite (si on en a l’autorisation). Sur SharePoint, une fonction Boost peut maintenant augmenter le niveau de priorité d’une annonce, pour s’assurer que les concernés le verront.

De nombreuses annonces ont également eu lieu sur les transferts de données. Par exemple, le projet Cortex est maintenant SharePoint Syntex. Il permettra d’apprendre à une IA l’extraction de données depuis un lot de documents selon des critères spécifiques, avant d’y appliquer des métadonnées. Dans Excel, les utilisateurs peuvent maintenant récupérer des jeux de données depuis Power BI pour y appliquer des formules et outils dont ils ont l’habitude, comme les (« fameux ») tableaux croisés dynamiques.

Plusieurs autres concernent Endpoint Manager, avec des nouveautés en préversion, dont Microsoft Tunnel. Le service établit une connexion sécurisée entre un appareil Android ou iOS et les installations sur site. Le réseau privé virtuel (VPN) établi peut être complet ou par application. La fonction est compatible avec l’accès conditionnel, pour valider que l’appareil utilisé remplit d’abord certaines conditions avant de pouvoir se connecter.

On continue avec le support des points de terminaison virtuels, la prise en charge complète de macOS pour le gestionnaire, celle des iPad partagés afin qu’une même tablette puisse servir à plusieurs personnes en créant des zones de stockage séparées ou encore le support d’Edge sur l’ensemble des plateformes supportées.

À noter deux améliorations pour Windows Autopilot : son utilisation sur les appareils gérés par Configuration Manager et la possibilité en cogestion, là où Azure AD était auparavant requis.

Un tout nouvel Outlook pour macOS

L’un des plus gros changements visibles annoncés dans le courant des prochains mois sera l’arrivée, à la mi-octobre, d’une version largement remaniée d’Outlook sur Mac.

Ses objectifs principaux sont de simplifier l’interface, augmenter les performances et plus de parité fonctionnelle avec sa grande sœur de Windows, toujours bien plus complète. Visuellement, l’adaptation à Big Sur est évidente. Les éléments sont plus espacés, les coins arrondis, tout en affichant des icônes provenant tout droit du monde Fluent Design. Ils rejaillissent partout dans l’interface et pas uniquement dans les zones de contrôle.

Les rubans disparaissent pour laisser place à une barre de fonctions personnalisable et compacte, dans la lignée de ce qui a déjà été fait sous Windows. Le thème sombre est de la partie. Mais toujours pas d'actions rapides, décidément cantonnées à la version Windows. Le nouvel Outlook récupère également la vue Ma Journée, qui affiche dans une colonne à droite l’ensemble des évènements prévus ce jour, le tout surmonté d’un calendrier.

S’il y a peu ou pas d’évènements, la vue affiche les évènements des jours suivants (deux maximum). Bien sûr, changer de date dans le calendrier modifiera la liste des évènements, s’il y en a. Le panneau permet également de choisir quels calendriers afficher et de rejoindre une conférence en ligne.

On retrouve le support des boites de réception unifiées. Les comptes supportés à la sortie seront ceux d’Office 365, Outlook.com et Gmail. Microsoft promet la prise en charge d'iCloud et IMAP « peu de temps après ». Outlook pour Mac récupère aussi Microsoft Search, comme sous Windows et la version web. L’éditeur promet des résultats plus précis et plus rapides, la recherche puisant dans toutes les sources possibles : comptes, dossiers, contacts, etc.

La partie calendriers est améliorée, avec notamment un regroupement en trois sections : les calendriers de l’utilisateur, ceux partagés et enfin ceux fournis par Microsoft 365. La création d’évènements peut se faire par simple clic et les éléments sont librement déplaçables. Lors de la création d’un évènement de type réunion, Outlook peut proposer des tranches horaires adaptées au jour prévu. Si l’on clique sur un évènement déjà prévu, Outlook peut suggérer des emails et fichiers pertinents.

Cette nouvelle version sera déployée automatiquement vers les clients Microsoft 365 quand elle sera disponible. Les abonnés peuvent cependant activer le canal lent du progresse Office Insiders pour tester la nouvelle interface. Attention toutefois, il s’agit de préversions, les bugs peuvent donc surgir.

Teams continue son développement agressif

Une conférence Microsoft ne serait pas une conférence Microsoft sans une liste d’améliorations pour Teams. Et le moins que l’on puisse dire, c’est qu’elles sont nombreuses. Le service, que l’éditeur désigne volontiers maintenant comme une plateforme, a même eu les honneurs de l’ouverture d’Ignite, tant il joue désormais un rôle crucial.

Certaines annonces concernaient des apports déjà présentés, désormais disponibles, comme les modèles, abordés en juillet. Ils permettent pour rappel de créer rapidement une équipe, en se basant sur une liste de critères prédéfinie. Par exemple : organisation d’une boutique, gestion des stocks, collaboration autour du soin aux patients, etc. Le panneau Info est également là, avec une vue de synthèse des canaux de conversations. Enfin, les sous-titres en temps réel sont disponibles, avec classement par présentateur et transcriptions après la conférence.

Sur les améliorations à venir, il fallait montrer encore l’implication de l’éditeur, avec quelques gros chiffres si possible. D’ici la fin de l’année, Teams pourra gérer jusqu’à 25 000 personnes pour une même équipe, des conférences jusqu’à 1 000 personnes et des présentations (vue uniquement) jusqu’à 20 000 personnes.

Les capacités fonctionnelles vont bien sûr se renforcer. Par exemple, Teams aura d’ici la fin de l’année des salles de répartition, fonctionnant sur le même principe que celles de Zoom. Dans ce dernier, on peut répartir (automatiquement ou non) les participants en salle de 50 personnes où l’hôte peut basculer à volonté.

Teams récupèrera aussi les présentations personnalisées, qui permettent de modifier l’affichage par défaut vu par les participants, par exemple en incrustant le visage de la personne qui parle à côté d’une zone réservée aux données, avec le même traitement utilisé pour flouter le fond.

On note également plusieurs améliorations de confort, dans le domaine de celles qui semblent toujours évidentes une fois présentes. Par exemple, l’émission d’une notification quand une salle de conférence (Room) atteint son nombre maximum de participants ou l’utilisation de la diffusion Teams pour partager son écran dans une réunion.

Les nouveautés pour les employés de première ligne se veulent très pratiques, comme une assistance pour éviter les conflits de plannings entre les équipes quand on déplace une période de travail (shift). De même, on peut désormais viser un shift pour envoyer directement un message à l’ensemble de l’équipe concernée. À noter également la gestion des contrôles d’accès hors shift, dans le cas où un employé accèderait à certaines ressources en dehors des horaires prévus, et l’arrivée du mode Walkie-Talkie sur la version Android.

Terminons ce tour des nouveautés par quelques apports plus spécifiques, notamment dans les liens entre Teams et la Power Platform. On trouve ainsi une nouvelle application Power Automate dans Teams, plusieurs améliorations dans Power Bi et l’arrivée en préversion du Project Oakdale, initialement présenté en août, une plateforme de données requérant peu ou pas de code pour développer.

Une nouvelle licence perpétuelle en préparation

Lors de la conférence Ignite 2017, Microsoft avait indiqué préparer une licence perpétuelle, c’est-à-dire que l’on peut acheter pour une somme fixe, sans abonnement. Office 2019 est sorti l’année suivante, reprenant à son compte toutes les améliorations sorties jusque-là dans Office puis Microsoft 365.

Sans abonnement cependant, la suite n’engrangeait pas les améliorations fournies chaque mois. Qu’importe, ce mode de licence a encore ses clients, mais beaucoup spéculaient alors qu’il s’agirait de la dernière version de ce type. Eh bien non, Microsoft en prépare une autre.

L’éditeur n’a donné aucune date, mais si le schéma est le même, un Office 2022 sortirait alors en fin d’année prochaine, Microsoft évoquant pour l’instant le deuxième semestre. Elle reprendrait alors les apports des trois années passées depuis la sortie d’Office 2019.

Les améliorations en approche pour OneDrive

On continue dans la boucle Microsoft 365 avec le stockage en ligne. Plusieurs apports arriveront ces prochains mois, dont le thème sombre – enfin – pour le client web. Il est proposé depuis longtemps sur d’autres services, notamment Outlook, et on comprend toujours mal les raisons qui ont pu provoquer un tel retard dans OneDrive.

En approche également, une fonction que Google Drive fournit depuis des années : « Ajouter à OneDrive » depuis un fichier partagé, pour qu’il apparaisse directement dans les données du compte. Une sorte d’épinglage, pratique quand on veut retrouver rapidement des fichiers régulièrement utilisés, même si les applications exploitant OneDrive, dont Office, affichent les fichiers récents. La fonction sera effective dans OneDrive, SharePoint et Teams.

OneDrive pour mobile reçoit actuellement une nouvelle page d’accueil. Elle présente la liste des fichiers récemment utilisés, épinglés ou disponibles hors ligne. En dessous, on trouve les bibliothèques partagées. Cette vue est disponible dès maintenant sur iOS (après mise à jour de l’application) et arrivera sur Android un peu plus tard.

Concernant le partage, OneDrive va gagner en souplesse, surtout dans les interactions avec Teams et SharePoint. D’abord, on pourra bientôt partager un fichier avec les seuls membres d’un canal de Teams. Ensuite, OneDrive sera capable de préserver les autorisations de partage lorsqu’un utilisateur changera un fichier partagé de dossier.

Enfin, et actuellement en déploiement, un ajout permet aux administrateurs de rendre obligatoire la définition d’une date d’expiration pour le partage d’un fichier.

Parmi les autres améliorations prévues d’ici à la fin de l’année, on note également l’arrivée d’un sommaire des fichiers bureautiques partagés en entreprise, permettant notamment de savoir rapidement ce qui s’y trouve. En outre, les versions Android et iOS du service seront bientôt capables d’éditer les fichiers en mode hors ligne.

Quant aux administrateurs, ils auront eux aussi plusieurs additions. Ils pourront ainsi voir des rapports de synchronisation pour chaque utilisateur, affichant notamment les erreurs rencontrées. Les centres d’administration pour OneDrive et SharePoint seront également simplifiés, avec une philosophie commune.

Enfin, une option leur permettra d’exclure certains types de fichiers des sauvegardes.

Le Compliance Manager évolue déjà, une couche de sécurité supplémentaire

Le gestionnaire, apparu en juillet pour gérer la mise en conformité, vient de recevoir une importante mise à jour. Il permet d’imposer des évaluations aux fichiers de l’entreprise, afin de se mettre en phase avec les règles fixées par l’entreprise. Ces règles peuvent être propres à l’entreprise, imposées par la régulation en cours du pays, etc.

Parmi les améliorations, on note d’abord plus de 150 nouveaux critères d’évaluation fournis par le gestionnaire. De plus, la gestion des évaluations dépasse le seul cadre de Microsoft 365 pour être disponible dans d’autres services de Microsoft, avec possibilité de créer des critères personnalisés.

Ces échanges permettent à des éditeurs tiers de s’engouffrer dans l’écosystème, notamment Globanet et TeleMessage, pour surveiller les données. Dans la foulée, Microsoft propose plusieurs nouvelles API de type Graph, dont Teams Data Loss Prevention, Teams Export, et l’automatisation eDiscovery.

Plusieurs ajouts de sécurité ont également été annoncés, surtout pour Teams. Il prend maintenant en charge les clés de chiffrement générées par l’entreprise. La capacité était déjà active depuis un moment dans de nombreux services, dont Exchange Online, SharePoint Online et OneDrive.

Le service intègre désormais la gestion des risques Insider, supporte les documents et liens via eDiscovery et autorise l’ajout de règles de rétention pour les enregistrements de réunions. Les clients Microsoft 365 ayant au moins une formule E5 peuvent également bénéficier d’Application Guard, maintenant disponible pour la suite Office. Comme pour Edge, cela signifie l’exécution d’une application dans un conteneur isolé et disposant de son propre noyau Windows, dès lors qu’ils éditent des données d’un autre endroit que l’entreprise.

En outre, la plateforme AMSI (Antimalware Scan interface) peut scanner les macros d’Excel 4.0.

Cortana continue d’évoluer, mais surtout en anglais

Un petit mot enfin sur Cortana pour clore cette première partie. L’assistant vocal de Microsoft a été largement repositionné comme lot de fonctionnalités à destination de la productivité en entreprise.

Il y reste cantonné depuis, ce qui ne l'empêche pas d'évoluer. On retrouve la fonction de lecture des emails dans Outlook, qui sera élargie à l’Australie, au Canada, au Royaume-Uni et à l’Inde au cours des prochains mois. Dans la version iOS du client, Cortana fournit plusieurs commandes pour interagir avec les emails, notamment ceux en provenance d’une personne spécifique, que ce soit en lecture ou pour répondre.

Le récapitulatif généré chaque jour par Cortana pour résumer l’actualité « intéressante » au sein de l’entreprise (en fonction du poste, des droits, contacts et autres) est maintenant généralisé à l’ensemble des clients Microsoft 365 Enterprise. L’assistance vocale débarque également sur les appareils dédiés à Teams.

Enfin, plusieurs de ces nouveautés arriveront prochainement dans Windows 10, particulièrement la recherche de documents et l’écriture des emails. Malheureusement, toutes ces fonctions sont réservées aux pays anglo-saxons, quand elles ne sont pas strictement limitées aux États-Unis.