Microsoft Ignite 2018 : Office, OneDrive et Teams misent sur l’intégration et la personnalisation

Microsoft a cette année encore annoncé de nombreuses nouveautés lors de sa conférence dédiée au monde de l'entreprise. L'intégration et Azure y tiennent des places à part, mais d'autres produits comme Office, OneDrive et Teams ne sont pas oubliés.

Comme toujours à la rentrée, Microsoft a tenu sa conférence Ignite principalement destinée au secteur professionnel, et dans une moindre mesure aux développeurs. Office y tient toujours une place importante, mais n’est plus aujourd’hui qu’un produit fusionné sous le parapluie de Microsoft 365.

La tendance nette qui se dégage cette année – outre bien sûr l’avalanche de nouveaux services Azure – est l’intégration. Les produits se rapprochent les uns des autres, avec la volonté de fournir toujours plus d’avantages à ceux qui choisissent le tout-Microsoft. Un chemin qui n’a rien de nouveau, Adobe suivant par exemple le même depuis longtemps.

Passage en revue des annonces principales. Et elles sont nombreuses.

Notre compte-rendu de la conférence Ignite 2018 :

• Microsoft Ignite 2018 : Office, OneDrive et Teams misent sur l'intégration et la personnalisation
• Windows virtualisé et toujours plus de services Azure à la conférence Ignite 2018

Office 2019 disponible pour les entreprises, bientôt pour le grand public

Microsoft a choisi cet évènement pour officialiser la disponibilité d’Office 2019. Il s’agit de la nouvelle licence perpétuelle, destinée à ceux qu’un abonnement Office 365 n’intéresse pas. Les abonnés, eux, n’auront que faire de cette nouvelle mouture : ils en possèdent déjà toutes les nouveautés, ajoutées mensuellement.

Les particuliers ou entreprises ne jurant que par ce type de licence feront cependant face à une longue liste d’améliorations, même depuis l'édition 2016. Les fonctionnalités ajoutées en trois ans sont nombreuses, Office 2019 ne faisant donc que se mettre à la page.

La suite intègre notamment plusieurs améliorations pour la prise en charge du stylet, permettant les annotations et actions un peu partout dans les différents logiciels. On trouve par exemple Shape, qui permet de tracer des formes à main levée, qui seront reconnues par Office et transformées en équivalents « propres ».

Dans PowerPoint, Morph et Zoom autorisent la manipulation d’objets 3D entre les diapositives, voire l’inclusion de diapositives dans les diapositives. Les applications peuvent lire à haute voix, et Word peut le faire via son Focus Mode, qui surligne en plus le texte en cours de lecture en éliminant les distractions autour.

Outlook récupère notamment la boite de réception prioritaire qui, machine learning à l’appui, doit mettre en avant les courriers jugés importants. L’algorithme apprend des actions de l’utilisateur avec le temps.

Plusieurs précisions toutefois. En dépit de l’annonce de cette disponibilité, seules les licences en volume sont proposées, donc plutôt à destination des grandes entreprises qui n’auraient pas encore franchi le pas d’Office 365. Les PME et le grand public devront attendre quelques semaines de plus.

En outre, même si Office 2019 est disponible pour Windows (10 uniquement) et macOS (à partir de High Sierra), les logiciels fournis ne sont pas les mêmes. Sur sa propre plateforme, la suite Office peut contenir jusqu’à Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Project, Visio, Access et Publisher. Sur macOS, seuls les quatre premiers sont présents, mais OneNote est toujours intégré. Sous Windows, l’application classique a tiré sa révérence au profit de la version UWP.

Autre précision, l’installation d’Office 2019 ne donne droit qu’à des correctifs de sécurité et de bugs. Les nouvelles fonctionnalités restent la chasse gardée de l’abonnement Office 365. On ne sait donc pas si les interfaces simplifiées (notamment le ruban) en cours de préparation seront diffusées à cette version.

Quand elle sera accessible au grand public, la licence Office Home & Business 2019 coûtera 249,99 dollars par utilisateur. Pour rappel, l’abonnement Office 365 coûte 7 euros par mois pour une personne seule, ou 10 euros pour un foyer de six personnes. Chacune peut se connecter à cinq appareils et dispose de 1 To d’espace de stockage dans OneDrive.

Par ailleurs, Exchange Server 2019, Skype for Business Server 2019, SharePoint Server 2019 et Project Server 2019 seront proposés aux entreprises d’ici quelques semaines. Là encore, ces versions sont faites pour accompagner les installations sur site, sans abonnement. Les entreprises clients d’Office 365 ont déjà ces moutures, selon le niveau choisi.

Enfin, les installations d’Office sous Windows, quelles qu’elles soient, sont maintenant poussées en 64 bits par défaut. C’était déjà le cas depuis un bon moment sous macOS (le 64 bits y est obligatoire) mais Microsoft ne recommandait cette mouture sous Windows qu’aux usages intensifs, notamment les très grands tableaux Excel et les documents PowerPoint embarquent de lourds contenus multimédia.

Versions mobiles d’Outlook et Office : du neuf en approche

Plusieurs nouveautés seront prochainement déployées dans les versions mobiles de Word, Excel, PowerPoint et Outlook. Ce dernier aura par exemple bientôt droit sur iOS à une refonte de son interface, pour se rapprocher de celle que l’on trouve actuellement sur Android.

Ce rapprochement visuel passera par la fameuse bannière bleue équipée d’un bouton pour passer de la boite réception prioritaire aux autres. La bannière « s’écrasera » pour prendre moins de place lorsque l’utilisateur fera défiler son écran vers le bas. De nouveaux gestes seront ajoutés, ainsi que des retours haptiques selon les actions. Le filtrage se voudra plus lisible et les contacts favoris pourront afficher une vue de synthèse avec informations principales, adresse email, pièces jointes et évènements du calendrier. Selon Windows Central, un mode sombre serait aussi en chemin.

Plus tard, Outlook – cette fois sur Android aussi – recevra plusieurs fonctionnalités, dont certaines réclamées depuis longtemps. À commencer par le support de S/MIME pour l’ajout de signatures numériques aux emails. Les boites pourront être partagées entre plusieurs utilisateurs et de nouvelles actions seront disponibles pour classer et labéliser les courriers, voire les protéger (on attend de voir de quoi et comment).

La version remaniée pour iOS doit sortir avant la fin de l’année. La version Android recevra elle aussi prochainement quelques améliorations, dont une nouvelle vue mensuelle, un widget Calendrier retravaillé ainsi que l’arrivée d’Office Lens pour scanner des cartes de visite et ajouter rapidement des contacts.

Et pour le reste de la suite d’Office ? D’abord, en marge de la conférence, la confirmation que les versions mobiles pour Windows 10 vont être abandonnées. Elles sont toujours disponibles dans le Store, mais sans doute plus pour très longtemps. La priorité va – et c’est loin d’être la première fois – aux versions Android et iOS.

L’une des nouvelles fonctions prévues pour Excel risque d’être populaire : l’insertion de données depuis une image. À la manière d’un Office Lens pour les cartes de visite, l’utilisateur pourra scanner un graphique pour l’importer sous forme de diagramme dans l’application. Cette dernière essaiera également de deviner les fonctions dont vous pourriez avoir besoin.

Plusieurs fonctions sympathiques sont également en approche pour PowerPoint. Certaines actions seront ainsi disponibles pendant les présentations, comme les annotations, qui se reflèteront alors « en live » sur les diapositives. En outre, le smartphone pourra être utilisé comme pointeur laser – on attend de voir l’efficacité.

Word recevra pour sa part de nouvelles capacités pour la lecture à voix haute (un domaine dans lequel Microsoft se concentre depuis quelque temps), dont des contrôles de type média et la possibilité de lire un document pendant que l’on conduit (attention à la sécurité).

La collaboration entre les applications va elle aussi évoluer. Actuellement, sélectionner du texte puis mentionner une personne via le symbole « @ » lui expédie un email. Dans les nouvelles versions, les notifications seront gérées directement par les applications. Un changement bienvenu. La notification ouvrira de plus le document à l’endroit précis où le commentaire a été laissé.

Plusieurs de ces nouveautés arriveront prochainement dans le canal Insider d’Office. Elles devraient donc se retrouver chez tous les utilisateurs d’ici la fin de l’année. Attention, ces ajouts ne concerneront que les abonnés Office 365, comme toujours. Sans abonnement, les applications mobiles Office ne sont que des liseuses améliorées.

Microsoft Search : vers une recherche unifiée dans tous les produits

L’expérience de recherche va évoluer dans l’ensemble des produits Microsoft. Un chemin logique, qui prend appui sur les annonces de l’année dernière dans Office 365 pour servir aux utilisateurs davantage que des résultats classiques.

L’ensemble sera évidemment alimenté par le Microsoft Graph – service de mise en relation des données – pour faire face à l’explosion de la quantité de données. Search prend donc en charge les questions en langage naturel et adapte les réponses selon le contexte et les actions passées.

Les résultats sont ainsi personnalisés et s’affichent au fur et à mesure que l’utilisateur écrit. Cette recherche est unifiée à travers les applications et services. Une recherche dans PowerPoint peut très bien renvoyer vers des documents Word ou des tableaux Excel qui, pour une raison ou une autre, semblent liés à l’activité en cours.

Ce fonctionnement reprend celui d’Office 365, mais ira plus loin. L’éditeur est décidé à servir cette recherche unifiée dans Windows, Bing, Office ou encore Edge. Un même champ pour puiser dans les données liées au compte Microsoft, l’utilisateur pouvant alors retrouver ses documents et informations de n’importe quel endroit, ou presque.

Le déploiement de Search commence sous forme de préversion dans Office.com, Bing.com et l’application SharePoint Mobile pour Android et iOS. Durant le premier semestre 2019, la fonction sera généralisée à Windows, toutes les versions d’Office et Edge. Pour le système d’exploitation, il y a donc fort à parier qu’elle débarquera dans la future mise à jour majeure 1903 (April 2019 ?).

D’après les réponses obtenues par Mary Jo Foley de chez ZDnet, Cortana pourrait en conséquence être découplé de la recherche. Cette dernière deviendrait autonome, l’assistant pouvant y puiser des résultats mais n’étant plus lié intimement à la quête d’informations.

Microsoft veut encore simplifier la sécurité en entreprise

Une volonté qui va se diffuser sur plusieurs axes. À commencer par une généralisation de l’emploi d’Authenticator, l’application pour Android et iOS disponible depuis longtemps pour le grand public (et qui a récemment été rendue compatible avec l’Apple Watch).

En entreprise, toutes les applications connectées à Azure Active Directory sont désormais compatibles, touchant à la fois les propres services de Microsoft et ceux développés par des tiers. Pour rappel, une fois le compte inscrit dans l’Authenticator, une notification est reçue. Après confirmation du numéro inscrit à l’écran et validation biométrique (ou code PIN), la demande de connexion est acceptée, sans avoir à saisir son mot de passe.

Le Secure Score va également se faire plus présent. Il permet d’obtenir un score global de sécurité pour toute organisation cliente d’Office 365. Le service scanne les applications installées, les paramètres utilisés, les méthodes de sécurité en place et autres activités pour générer cette note. L’administrateur est ensuite conseillé sur les moyens de l’améliorer, comme activer l’authentification à facteurs multiples sur tous les comptes, ou empêcher les règles de transferts d’emails côté client (quand ce type de règle peut s’appliquer).

Sur 273 points au maximum, Microsoft a d’ailleurs indiqué que le score moyen était de 80. Pour aller plus loin, le Score va donc s’appliquer sur l’intégralité des services Office 365 ainsi que sur les clouds hybrides via Azure Security Center. Pour rappel, les installations hybrides mélangent cloud classique et logiciels sur sites.

L’éditeur annonce également sa Threat Protection, qui réunit sous une même étiquette l’ensemble des services de protection existant actuellement pour Microsoft 365. Détection, investigation et application des solutions à travers tous les points du réseau pour tout ce qui touche aux emails, documents, identités et infrastructure.

OneDrive : nouveautés prévues, fichiers à la demande bientôt sur macOS

La version Business de OneDrive va s’enrichir de plusieurs nouveautés dans les mois à venir, certaines pour la version web mais essentiellement pour les applications mobiles sur Android et iOS.

À commencer par la synchronisation des photos locales, une fonction existant depuis longtemps sur la version classique et réclamée depuis presque aussi longtemps sur la mouture Business. Ces « uploads » fonctionneront d’ailleurs de la même manière, OneDrive créant automatiquement des dossiers et sous-dossiers correspondant à la date et au mois du cliché.

Notez que ce comportement n’est en place que depuis un mois dans OneDrive classique, mais que Microsoft a promis un outil pour l’appliquer à l’ensemble des photos déjà envoyées avant.

Autre fonction en approche, particulièrement majeure celle-là : la transcription automatique des vidéos synchronisées. Traduction, si vous filmez un entretien, la vidéo sera envoyée à OneDrive for Business puis analysée pour en extraire les voix, générant alors une version texte. Quand l’utilisateur fera une recherche dans ses données, il pourra donc retrouver des fichiers vidéo en fonction des termes souhaités. À voir évidemment l’efficacité réelle.

Parmi les autres nouveautés prévues, citons la possibilité d’éditer les métadonnées des objets scannés par Office Lens, la rotation des objets 3D dans les documents, le téléchargement progressif des présentations PowerPoint (une diapositive à la fois) pour une ouverture plus rapide ou encore des statistiques pour le travail collaboratif : qui a ouvert le fichier, pendant combien de temps et autre.

Enfin, le partage sera amélioré sur un point que nous avions relevé dans notre comparaison de OneDrive face à ses concurrents (notamment Dropbox). À la création d’un lien vers un fichier, l’utilisateur pourra définir qui a précisément le droit de l’ouvrir. On pouvait placer un mot de passe et une date d’expiration, mais cette nouvelle capacité faisait réellement défaut.

macOS aura droit de son côté aux fichiers à la demande. Cette fonctionnalité est disponible depuis un an sous Windows 10. Elle permet à OneDrive de n’afficher dans l’Explorateur que des marqueurs (placeholders) représentant les fichiers, accompagnés seulement des métadonnées. Les données, elles, sont téléchargées en cas de besoin, par exemple à l’ouverture d’un document dans Word.

L’objectif a toujours été d’économiser de la place sur un disque local. L’utilisateur peut par exemple paramétrer son compte pour que tout son OneDrive soit à la demande, mais il peut aussi marquer des fichiers ou dossiers pour qu’ils soient toujours téléchargés. Ce qui permet de limiter le temps d’ouverture à des fichiers ne réclamant que peu de place.

Cette fonction est désormais en cours de test sur macOS. Les utilisateurs souhaitant l’essayer doivent s’inscrire au programme Office Insider. Elle agit de la même manière que sous Windows, avec des capacités et des options identiques.

Microsoft n’a fourni aucun calendrier pour l’arrivée des fichiers à la demande en version finale, mais les phases de test durent rarement plus de deux ou trois mois au sein d’Office Insider. Notez que cette future version pour Mac prendra également en charge le thème sombre de Mojave, alors qu’elle ne le fait pas pour celui de Windows 10.

Les grandes ambitions de Microsoft pour Teams

Si l’on en croit l’entreprise, tout va très bien pour le concurrent de Slack. 87 sociétés du classement Fortune 100 s’en serviraient (pas forcément de manière exclusive), dont 54 pour plus de 10 000 utilisateurs. De 200 000 structures abonnées en mai dernier, on serait également passé à 329 000 en quelques mois.

De nouvelles fonctionnalités sont évidemment en chemin, notamment pour les salariés de « première ligne », souvent sur le terrain. Teams va ainsi intégrer les prérogatives de l’actuelle application StaffHub, devant être supprimée le 1er octobre 2019. Responsables et employés auront ainsi accès à des fonctions de gestion de planning, permettant de partager les informations adéquates aux bonnes personnes, échanger des roulements, demander un repos et ainsi de suite.

Notons aussi l'arrivée des notifications prioritaires. À réserver bien sûr aux messages réellement importants, elles leur permettent de se rappeler à l'attention du destinataire toutes les 2 minutes, pour un maximum de 20 minutes. Lorsque Teams est ouvert, les messages prioritaires sont affichés en premier et en rouge.

Deux autres nouveautés promises font cependant leur entrée dès maintenant. D’une part, le floutage de l’arrière-plan pendant les réunions vidéo : la caméra détecte le visage et ne garde que cette zone nette. D’autre part, l’enregistrement des réunions, avec possibilité de revoir ce qui a été dit, retranscription des paroles en texte et moteur de recherche.

Microsoft compte en outre renforcer son concept « Ideas », qui permet normalement aux éléments de la suite Office de proposer une fonctionnalité adaptée à un concept. Dans Word, elle se signale par exemple par un soulignement gris visant à avertir l’auteur d’un risque potentiel sur une formulation (sexisme, mal dit, etc.).