Le gouvernement a publié ce week-end un des décrets d’application de la loi Travail. Au programme : de nouvelles règles concernant la dématérialisation des bulletins de paie, applicables dès le 1er janvier 2017.
Afin d’inciter les employeurs à abandonner les bulletins de paie au format papier, jugés plus coûteux à produire et contraignants à conserver, le législateur a opté pour une sorte de tremplin juridique. La loi « El-Khomri » prévoit en ce sens que sauf opposition expresse du salarié, les entreprises peuvent dorénavant « procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique ».
Opposition possible du salarié « à tout moment »
En pratique, complète le décret paru dimanche 18 décembre au Journal officiel, les sociétés qui sauteront le pas devront en informer chacun de leurs salariés « un mois avant la première émission du bulletin de paie sous forme électronique ou au moment de l'embauche ». Il faudra à ce moment-là préciser au travailleur qu’il est en droit de refuser la dématérialisation de ses futures fiches de paie.
Dans l’hypothèse où l’employé accepterait, ce dernier restera néanmoins libre de revenir sur son choix « à tout moment, préalablement ou postérieurement à la première émission d'un bulletin de paie sous forme électronique ». Il lui suffira de notifier son opposition à son employeur, lequel devra éditer à nouveau des bulletins au format papier « dans les meilleurs délais et au plus tard trois mois suivant la notification ».
Rien n’est par contre expressément précisé s’agissant des personnes dont les fiches de paie seraient d’ores et déjà transmises au format numérique.
Des documents devant rester disponibles tout au long de la carrière
Pour les salariés ayant accepté la dématérialisation, l’employeur devra garantir la disponibilité des fichiers correspondants pendant une durée de 50 ans (ou jusqu’aux 70 ans du travailleur), poursuit le décret.
Et en cas de fermeture de l’entreprise ou du service de stockage des bulletins de paie ? Les travailleurs concernés devront être prévenus « au moins trois mois » en avance, afin de « leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés ».
Le texte pris par le gouvernement prévoit d'ailleurs que les salariés devront être en capacité de « récupérer à tout moment l'intégralité de leurs bulletins de paie émis sous forme électronique, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé ». On devine ainsi qu’il sera vraisemblablement possible de télécharger en quelques clics une archive contenant l’ensemble de ses bulletins de paie.
Appariement avec le CPA
Dernière chose : afin de faciliter la consultation – et non plus le téléchargement – des bulletins de paie dématérialisés, notamment en cas de changement d’entreprise, « l’employeur ou le prestataire agissant pour son compte » sera tenu de « garantir [leur] accessibilité » au travers du compte personnel d’activité (« CPA ») qui verra officiellement le jour au 1er janvier 2017.
Dans son avis rendu sur ce qui n’était qu’un projet de décret, la CNIL révèle d’ailleurs que l’accès au CPA pourra se faire par l’intermédiaire de FranceConnect.
