Office Lens, OneNote, Sway et Outlook : Microsoft multiplie les mises à jour

Microsoft continue son offensive sur les plateformes concurrentes avec l’arrivée d’Office Lens sur Android et iOS, une application pour scanner les documents et que l’on ne trouvait que sous Windows Phone jusqu’à présent. L’éditeur en profite pour mettre à jour son application OneNote pour iPad, ainsi qu’Outlook sur Android et iOS.

Office Lens veut devenir votre solution OCR de poche

Alors même qu’Evernote a sorti Scannable récemment et le met à jour régulièrement, Office Lens débarque sur Android et iOS. Le but est exactement le même : scanner des documents. Le principe de fonctionnement est simple puisqu’il suffit de prendre en photo un document quelconque, même de travers, et attendre que l’application fasse son travail de reconnaissance des caractères.

Dans la pratique, l’application ne fait presque aucun travail en local. Ce sera la force et la faiblesse d’Office Lens : les données scannées sont envoyées vers un serveur puis restituées sous une forme analysée. Point positif, ce moteur d’analyse sera constamment mis à jour. Point négatif, on ne pourra pas se servir de l’application sans connexion internet. Dommage, d’autant que dans le cadre du travail, on peut être amené à se rendre dans de lieux sans connexion ou avec une connexion très limitée, ce qui ralentira d’autant les transferts.

Office Lens se révèle en tout cas assez efficace grâce à son moteur de capture. Il n’y a en effet pas besoin d’être spécialement précis : on peut prendre la photo en bougeant ou complètement de travers, Lens parvient dans la plupart des cas à reconstituer le document. Bien entendu, la précision du résultat dépend aussi de la qualité de l’appareil photo.

Une fois le document scanné, Lens permet son export vers la galerie de photos, OneDrive, OneNote, Word, PowerPoint ou des éléments plus classiques comme l’enregistrement en PDF et l’envoi par email. La partie OCR proprement dit offre des résultats corrects, mais il ne faudra pas attendre de miracles : pour obtenir une bonne reconnaissance, notamment pour l’export vers Word ou OneNote, il faudra essayer d’avoir les meilleures conditions possibles en éclairage et angle de vue. Autrement dit, une photo prise de face, peu éloignée et avec assez de lumière pour le contraste des lettres. Il sera intéressant de comparer le résultat avec ce que propose Google Drive sur Android.

Office Lens fait en tout cas son travail et n’est d’ailleurs centrée que sur sa mission. L’application ne peut en effet que scanner, analyser et exporter. Gratuite, elle est disponible sur l’App Store et se destine plus aux iPhone et iPod Touch qu’aux iPad. Une version Preview est également disponible sur Android si l'on rejoint la communauté disponible depuis cette page.

OneNote pour iPad modernise son interface et intègre Lens

Et puisque l’on parle justement de la tablette d’Apple, Microsoft vient d’y mettre à jour son outil de prise de notes, OneNote. L’interface évolue pour être davantage dans la veine d’iOS 7 et 8. Les changements sont surtout d’ordre cosmétique, mais on notera que toutes les fonctionnalités de partage ont été rassemblées dans un bouton situé en haut à droite, juste après la loupe de la recherche.

La nouvelle version intègre également Office Lens. Depuis une note, si le curseur se trouve dans le document, il suffit d’aller dans le ruban Insérer puis de cliquer sur « Appareil photo ». Mais là où l’on aurait justement ajouté une simple photo avant, le bas de l’écran permet de changer de mode et de basculer sur « Document ». L’image est alors retaillée et modifiée pour que le texte apparaisse plus clairement, avant d’être inséré dans la note.

On remarquera quand même que les capacités de Lens dans OneNote sont moins grandes car la fonction est ici concentrée sur la prise de notes rapide, l’objectif premier de l’application. Pas question donc d’OCR, mais d’ajout rapide d’images, quitte à y revenir plus tard.

OneNote reste gratuit et se récupère depuis l’App Store. Attention cependant, car s’il ne réclame pas d’abonnement Office 365 pour fonctionner, il faudra quand même un compte Microsoft.

Outlook pour Android et iOS améliore ses zones Contacts et Calendrier

De toutes les applications que possède Microsoft, la plus mise à jour est de très loin Outlook, qui est le résultat du rachat d’Acompli et de son application éponyme. L’éditeur veut manifestement prouver qu’il est à pied d’œuvre pour proposer une offre crédible sur les plateformes concurrentes avec au moins une mise à jour par semaine.

La nouvelle version améliore tout d’abord la partie Contacts. L’application ne les trie ainsi plus selon ce qu’elle estime être le plus pertinent. La liste agrège désormais les contacts de l’ensemble des comptes paramétrés. Depuis cette vue, l’utilisateur pourra envoyer un nouvel email à un contact sélectionné ou bien consulter la liste complète des échanges avec lui, qu’il s’agisse de courriers, de réunions ou de fichiers. Notez que sur Android, Outlook peut aller plus loin en récupérant les contacts locaux. Enfin, ceux qui ont un compte Office 365 professionnel ou Exchange pourront directement les chercher dans le carnet de l’entreprise (liste globale).

La partie Calendrier gagne en outre une vue sur trois jours en mode paysage, le support des évènements sans durée particulière et la possibilité de supprimer complètement les rendez-vous annulés.

Les fonctionnalités ne sont cependant pas tout à fait les mêmes sur Android et iOS. Sur ce dernier, les utilisateurs auront accès à la sélection de tous les messages dans un même dossier pour lancer des opérations de masse, ainsi qu’au surlignage des mots recherchés. Comme Microsoft l’indique sur l’un de ses blogs, ces fonctionnalités seront prochainement ajoutées dans la version Android.

Outlook peut dans tous les cas être récupéré depuis le Play Store pour Android ou l’App Store pour iOS.

Sway passe au travail collaboratif

Enfin, Sway a également été mis à jour pour inclure des fonctionnalités de travail collaboratif. Le créateur du document peut ainsi obtenir un lien qu’il pourra envoyer à des contacts, collègues, membres de la famille, amis et ainsi de suite. Une fois ouvert, le lien ajoutera automatiquement le document dans la liste de ceux disponibles, mais avec une icône spécifique pour indiquer qu’il s’agit d’un travail collaboratif.

Quand plusieurs personnes se trouvent sur le même document, Sway en affiche la liste. Pour le reste, le fonctionnement est similaire à ce qui se fait déjà dans Word ou Google Docs : on peut voir le curseur des autres participants en temps réel ainsi que les modifications réalisées. Tout contenu en cours de modification par un utilisateur (un paragraphe par exemple) devient bloqué chez les autres pour éviter évidemment les conflits.

Outre cet aspect collaboratif, Sway permet désormais de créer une copie d’un document. Une fonction pratique si vous souhaitez vous lancer dans des changements expérimentaux, ou simplement si vous avez créé un modèle que vous voulez réutiliser plus tard.

Pour l’instant, seule la version en ligne de l’outil a été mise à jour, mais les applications mobiles devraient recevoir les nouveautés prochainement.